Dla zamożnych biznesmenów podróżujących służbowo istotne są przede wszystkim pomoc i wsparcie zaufanego opiekuna, wysoka jakość usług, kompleksowa obsługa, poczucie prywatności i bezpieczeństwa. Na rynku działa wiele firm zajmujących się organizacją podróży biznesowych. Zaplanują wyjazd, wynegocjują rabaty w hotelach i u przewoźników, a także pomogą w awaryjnej sytuacji.  

Agencje zajmujące się organizacją podróży służbowych dobrze znają potrzeby nawet najbardziej wymagających klientów. Oczekują oni od agenta przede wszystkim szybkiego i kompleksowego działania: pełnego wsparcia w procesie realizacji zamówień (obsługa 24h/7), negocjacji indywidualnych stawek za usługi, przejmowania rozliczeń z dostawcami. Często mają też bardzo nietypowe wymagania. – Zakres świadczeń agencji niekiedy wykracza poza usługi, które standardowo wykonujemy. Kiedyś dla słynnego angielskiego aktora wyczarterowaliśmy helikopter z Warszawy do Krakowa, musieliśmy zadbać także o rozłożenie czerwonego dywanu na lotnisku. Jeden z naszych pracowników umawiał klienta do chirurga plastycznego oraz kosmetyczki w Rosji – mówi Anna Caban, dyrektor ds. operacyjnych Grupy Why Not Travel. 

Do dyspozycji VIP-ów jest zazwyczaj zespół konsultantów, którzy w ekspresowym tempie zorganizują podróż kompleksowo, począwszy od dojazdu na lotnisko, poprzez odprawę on-line, zapewnienie wejścia do saloniku business lounge, wynajem taksówki, odpowiednie powitanie w hotelu i transfer powrotny, a cały plan wyjazdu prześlą na urządzenia mobilne. Klienci z „wyższej półki” dostają również do dyspozycji linię telefoniczną czynną 24h/dobę, ponieważ nawet w najlepiej zaplanowanej podróży mogą się zdarzyć niespodziewane sytuacje. Wówczas pracownicy agencji są w stanie pomóc o każdej porze.  

Czas to pieniądz, więc musi być szybko

Dla biznesmena, który często podróżuje, czas ma istotne znaczenie. – Na ogół proponujemy przeloty lotami bezpośrednimi, a w razie konieczności z przesiadkami, jednak z uwzględnieniem, by czas oczekiwania w porcie pośrednim był jak najkrótszy. Z wieloma firmami współpracujemy od lat i dobrze znamy ich wymagania i potrzeby, np. jeden z nich lubi latać przez Wiedeń, a nie przez Frankfurt, preferuje małe samoloty, chce siedzieć w drugim rzędzie koło przejścia. Dokonujemy wówczas wcześniejszej rezerwacji miejsc w samolocie oraz odprawy online, aby klient VIP miał pewność, że będzie na niego czekało miejsce, które wybrał – mówi. Dla osób VIP latających biznes klasą rezerwuje się saloniki VIP na lotniskach. Dzięki takiej usłudze skraca się czas spędzony w porcie lotniczym przed odlotem do  40 minut w strefie Schengen oraz 80 minut w przypadku rejsów do Chin, Kanady, USA.  – Jeśli klient nie lata biznes klasą również proponujemy mu rezerwację z salonikiem – mówi.  Zdarzają się nagłe sytuacje i niekiedy wyjazd trzeba zorganizować w ostatniej chwili, z dnia na dzień. – Pośredniczymy w wynajęciu helikopterów i w razie potrzeby szybkiego przemieszczenia się biznesmena do miejsca spotkania, jesteśmy w stanie szybko wynająć helikopter czy samolot – dodaje. Klient VIP ma zapewnioną obsługę całej podróży. Wszystko jest dokładnie zaplanowane. – Gdy w czasie wyjazdu nastąpi awaryjna sytuacja i coś się zmieni, wystarczy, że klient zadzwoni do swojego opiekuna, by ten w jak najkrótszym czasie udzielił instrukcji i przesłał np. nowe bilety – mówi Anna Caban.  

Agent wynegocjuje niższe stawki 

Podjęcie współpracy z agencją jest wygodnym rozwiązaniem dla firm, które często wysyłają swoich pracowników w podróż. Pracownicy biur podróży mają wieloletnie doświadczenie, znają różne kanały sprzedaży, możliwości i trasy połączeń oraz wiedzą jak łączyć różne środki komunikacji, dzięki czemu mogą szybko przedstawić kompleksowy plan podróży w kilku opcjach do wyboru. Dodatkowo pracują w systemach rezerwacyjnych, do których podróżni czy pracownicy firm nie mają dostępu, przez co mogą zaoferować lepsze warunki rezerwacji, jak i niższe ceny. Wiedzą jak połączyć rozmaite usługi, by obniżyć koszty. Przy stałej współpracy, firma może liczyć na zniżki oraz wsparcie.  Wybierając agencję do organizacji podróży służbowych, warto zwrócić uwagę na jej stabilność finansową, przynależność do organizacji międzynarodowych, co gwarantuje bezpieczeństwo oraz dostęp do światowych technologii i know-how, stosowanych w branży turystycznej. Warto także zwrócić uwagę na doświadczenie w kompleksowej organizacji podroży służbowych w Polsce, transparentność przedstawionych warunków współpracy czy też proponowane rozwiązania technologiczne, ułatwiające zarządzanie podróżami służbowymi. Warto też poszukać opinii o danym biurze wśród znajomych i w internecie.      a.u.  

Przedruk za „Rzeczpospolita”, nr 173 (10 811) z dnia 27 lipca 2017 r.